Politique de confidentialité

Mise en contexte

La protection des renseignements personnels est de la plus haute importance pour Lime Santé. 

Notre politique de confidentialité vise à vous informer sur nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels, en conformité avec les réglementations en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels.

Notre politique de confidentialité s’applique à la fois à notre site Web Emilianotes.com, à Emilia, notre scribe intelligent d’IA destiné aux patients, et à toute interaction avec un employé, représentant ou sous-traitant autorisé de Lime Santé, y compris par courriel, téléphone, en personne ou par vidéoconférence. Lorsque les pratiques de traitement diffèrent en fonction de la finalité poursuivie, des sections distinctes précisent les règles applicables à chaque usage.

Lime Santé, dans le cadre de l’exploitation de l’application Emilia, peut recueillir certains renseignements personnels vous concernant dans le but de personnaliser et de mieux cibler la publicité diffusée par des tiers. Cette diffusion ciblée constitue l’une des sources de financement nous permettant de maintenir un service de qualité, gratuit pour l’utilisateur, sans compromettre la protection de votre vie privée.

Nous nous engageons à limiter cette collecte aux seules informations nécessaires pour atteindre ces objectifs, et à ne jamais utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à des fins non autorisées par la loi ou sans votre consentement explicite.

La présente politique a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur :

• Les types de renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de l’utilisation du site Web emilianotes.com et de l’application Emilia
  
  

• Les finalités précises de leur utilisation, incluant la diffusion de publicité ciblée
  
  

• Les mesures que nous mettons en place pour protéger vos données
  
  

• Vos droits d’accès, de rectification, de retrait de consentement et de suppression, et comment les exercer
  
  

En accédant à notre site Web ou en utilisant l’application Emilia, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique et consentez librement, de façon éclairée et spécifique, à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels tel qu’indiqué ci-dessous. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en modifiant vos préférences dans les paramètres de l’application ou en communiquant avec nous à l’adresse indiquée dans la section Contact.

Qui sommes-nous?

Emilia est propulsée par Lime Santé, une entreprise de technologies en santé dont la mission est de mesurer et d’améliorer l’expérience patient. Pour y parvenir, nous développons des outils numériques qui facilitent la communication entre les usagers et le réseau de la santé. Dans ce cadre, nous collectons et utilisons certaines données personnelles que vous nous fournissez.

Notre politique de confidentialité s’applique à la fois à notre site Web Emilia et à notre application Emilia. Lorsque les pratiques de traitement diffèrent en fonction de la finalité poursuivie, des sections distinctes précisent les règles applicables à chaque usage:

• Quelles données personnelles sont collectées 

• Comment les données personnelles sont collectées, utilisées, partagées, stockées et traitées d'une autre manière.

• Les procédures de sécurité mises en œuvre pour protéger vos données.

• Vos choix et vos droits concernant l'utilisation de vos données.

• La façon dont vous pouvez nous contacter pour des questions telles que la correction d'inexactitudes dans vos données ou pour demander la suppression de vos données personnelles.

Application Emilia
Dans le cadre de l’utilisation de l’application Emilia, il est possible que les utilisateurs fournissent volontairement des renseignements personnels relatifs à leur santé. Ces informations, considérées comme sensibles au sens de la loi, sont collectées uniquement avec votre consentement explicite et sont traitées de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Quelles sont les données que nous collectons?

Les « renseignements personnels » désignent toute information permettant d'identifier une personne ou d’en permettre l’identification. Cela inclut les « renseignements sur la santé », qui englobent toutes informations liées à la santé d'une personne, y compris le diagnostic, les traitements, et les soins reçus. Cette collecte de données est effectuée dans le respect de la législation applicable et dans le but d'améliorer votre expérience en tant que patient tout en protégeant vos renseignements personnels.

Nous avons accès à toutes les données que vous fournissez volontairement par courrier électronique, téléphone, formulaires, fonctions de chat, enregistrement d'utilisateur, inscription à l’infolettre, concours, enquêtes et autres méthodes de collecte de données.

Site Web corporatif
Lorsque vous visitez notre site Web corporatif, que vous utilisez notre application Emilia ou interagissez avec nous à des fins de communication, d’information ou de recrutement, Lime Santé peut recueillir certains renseignements personnels que vous nous transmettez volontairement. 

Cela inclut, sans s’y limiter :

• Prénom et nom

• Adresse courriel

• Adresse IP

Application Emilia
Dans le cadre de l’exploitation de l’application Emilia, nous ne recueillons que les renseignements personnels strictement nécessaires au fonctionnement de ses fonctionnalités de scribe. Les types de renseignements personnels que nous pouvons collecter incluent, sans s’y limiter :

• Identifiant unique associé à votre compte ou à votre appareil

• Adresse IP

• Informations relatives à votre consultation médicale, y compris :

  • Votre statut médical et votre parcours de soins

  • Vos antécédents médicaux

  • Vos traitements en cours

  • Vos résultats d’examens

  • Toute autre information liée à votre santé discutée entre vous et votre professionnel de la santé lors de l’enregistrement de la consultation

Connexion
Lorsque vous choisissez de lier votre compte Emilia à un service ou à une plateforme tiers (par exemple Google, Facebook ou tout autre partenaire d’authentification), certains renseignements personnels peuvent être recueillis auprès de ces tiers. Cette collecte se fait uniquement si vous y consentez expressément en activant cette connexion. Les renseignements reçus peuvent inclure toute information que vous avez établis auprès de ces tiers et que ce tiers mettra à notre disposition. Nous ne contrôlons pas les pratiques de confidentialité de ces tiers et vous encourageons à consulter leurs politiques pour comprendre comment vos données sont traitées par eux.

Ces renseignements sont collectés uniquement avec votre consentement explicite, traités de manière confidentielle et protégés conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Pourquoi, comment et pendant combien de temps collectons-nous vos données personnelles?

Site Web corporatif
Pour accéder pleinement au site web, vous, en tant qu'utilisateur, pouvez volontairement créer un compte en remplissant un formulaire d'inscription. Certaines données sont collectées au cours de ce processus, notamment votre nom et votre adresse électronique. Ces données sont utilisées pour vous contacter, vous proposer des produits et services appropriés et améliorer votre expérience utilisateur. Ainsi, si vous utilisez notre Site Web corporatif, les données recueillies peuvent être utilisées pour :

• Vous transmettre des informations pertinentes sur nos produits et services

• Répondre à vos messages ou demandes de contact

• Gérer le processus de recrutement ou d’abonnement à nos infolettres
  
  

Ces renseignements sont utilisés uniquement aux fins de communication, de réponse à vos demandes, d’amélioration de votre expérience sur notre site, ou à des fins administratives et de conformité, selon les lois en vigueur.

Application Emilia
En fonction de la finalité pour laquelle nous traitons vos données personnelles, nous devons traiter des données personnelles pour différentes raisons. Lorsque vous utiliserez notre application Emila, vos informations seront utilisées exclusivement pour le traitement de vos réponses lors de la génération des notes résumées. Vos informations personnelles seront traitées de manière strictement confidentielle et ne seront pas divulguées à des tiers, sauf en conformité avec la présente politique de confidentialité et les termes et conditions d’Emilia.

Ainsi, si vous utilisez notre application Emilia, les données recueillies peuvent être utilisées pour :

• Fournir et personnaliser les services en fonction de l’expérience patient

• Créer et gérer les comptes utilisateurs

• Proposer du contenu pertinent lié à un plan de soin

• Respecter nos obligations légales et réglementaires

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous au sujet de nouveaux services, de mises à jour ou d’améliorations apportées aux services existants. Nous pouvons également vous inviter à répondre à des sondages ou à partager votre avis afin de mieux comprendre vos besoins, d’évaluer la qualité de nos services et d’améliorer l’expérience offerte par Emilia. Votre participation à ces communications ou sondages demeure volontaire.

Vos informations seront utilisées exclusivement pour le traitement de vos consultations médicales.

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectés, y compris toute exigence légale. 

Dans tous les cas d’utilisation, les données personnelles peuvent être utilisées à l'insu de l'utilisateur ou sans son consentement dans des situations où la loi l'exige ou le permet, ou lorsque les données personnelles ont été rendues anonymes ou pseudonymes, de sorte qu'elles ne sont plus associées à l'utilisateur. Cela signifie que nous avons supprimé les informations d'identification personnelle, de sorte que les données qui nous restent ne peuvent pas être associées à vous en tant qu'individu.

Consentement

Nous traitons les données personnelles avec votre consentement, et vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement à des fins spécifiques. En soumettant des renseignements personnels au site Web corporatif Emilia ou en utilisant notre application Emilia, vous consentez à leur collecte, utilisation et divulgation conformément à notre politique de confidentialité, dans les limites permises par la loi. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous fournissez des renseignements personnels d’une autre personne, vous garantissez avoir l’autorisation nécessaire.

Comment nous partageons vos données?

Vos données personnelles peuvent être partagées avec les autorités réglementaires conformément aux réglementations légales.

Advenant que Lime Santé soit contrainte de se conformer à une demande, ordonnance, assignation, injonction ou toute autre procédure de nature légale émanant d’une autorité compétente concernant vos données personnelles, Lime Santé procédera à un examen raisonnable de la validité et de la portée de ladite demande et ne communiquera que les informations dont la divulgation est expressément exigée en vertu de la législation applicable.

Les données personnelles peuvent également être partagées avec des tiers lorsque cela est nécessaire pour fournir des services aux utilisateurs, et/ou pour d'autres intérêts légitimes. 

Les tiers comprennent les prestataires de services, les conseillers professionnels et les autres membres du réseau de Lime Santé.

Tous les tiers sont tenus par contrat de respecter la confidentialité et la sécurité des données, et n’ont pas le droit d’utiliser les données au-delà des services requis.

Les tiers qui peuvent accéder aux données personnelles remplissent les services suivants : hébergement web, services informatiques et infonuagiques, services de conseil, rapports de bogues, journaux et analyses. Ces parties ne conservent, ne partagent ni n'utilisent les données personnelles au-delà de l'objectif défini pour l'accomplissement du service. Nous partageons uniquement des données agrégées avec nos partenaires. Ces données ne sont pas liées à l'identité d'un utilisateur individuel.

Dans l’éventualité où Lime Santé serait impliquée dans une opération de fusion, d’acquisition, de vente d’actifs, de faillite, de financement ou de toute autre forme de réorganisation corporative, vos renseignements personnels pourraient être transférés dans le cadre de cette transaction. Dans un tel cas, Lime Santé prendra les mesures raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels demeurent protégés et pour vous en informer, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Nous ne vendons ni n'échangeons vos données personnelles à des tiers sauf dans les circonstances prévues par la loi.

Où traitons-nous vos données?

Si vous visitez ou utilisez le site Web corporatif et/ou l’application Emilia, sachez que vous envoyez des informations personnelles à nos serveurs situés au Canada.

Lime Santé s’engage à ce que toutes les Données client et Renseignements personnels soient chiffrés et hébergés prioritairement sur des serveurs situés au Québec ou ailleurs au Canada, conformément aux normes de sécurité en vigueur et aux exigences applicables du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec.

Dans certains cas, et uniquement lorsque cela est requis pour fournir les Services, certaines données dépersonnalisées peuvent être traitées par des fournisseurs tiers situés à l’extérieur de votre province, territoire ou pays de résidence, notamment aux États-Unis. Lorsque de tels transferts ont lieu, Lime Santé met en place des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles commercialement raisonnables afin d’assurer un niveau de protection équivalent à celui offert par les lois applicables au Québec et au Canada.Les données à caractère personnel que nous recueillons peuvent être transférées vers d'autres pays à diverses fins décrites ci-dessous.

Nous avons mis en place des mesures et des contrôles de sécurité pour garantir que les données restent protégées de manière appropriée dans ces juridictions.

Comment de temps conservons-nous vos données?

Nous ne conserverons les données personnelles que pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquelles elles ont été collectées. Sauf obligation légale contraire, les données originales sont supprimées après un délai maximum de 24 heures suivant leur collecte. Nonobstant ce qui précède, Lime Santé pourra utiliser vos données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées si vous y consentez expressément ou si la loi l’exige ou le permet. Les données personnelles peuvent également être conservées pendant des périodes plus longues si elles sont uniquement destinées à des fins d'archivage dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques. Pour définir la durée de conservation appropriée, nous nous conformons aux exigences légales pertinentes.

Comment protégeons-nous vos données?

La protection de vos données est une priorité pour nous. Nous, ainsi que les établissements de santé partenaires, protégeons vos données personnelles avec beaucoup de soin. Nous mettons en place des mesures solides pour que vos informations restent sécurisées.Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées pour éviter que les données personnelles ne soient perdues, mal utilisées, consultées, modifiées ou divulguées par des parties non autorisées.

Vos données sont stockées dans des systèmes protégés, et seules quelques personnes autorisées peuvent y accéder. Ces personnes ont des droits spéciaux pour consulter ces informations et doivent garder le secret.

Par ailleurs, les employés et les tiers ne reçoivent des données personnelles que sur la base du besoin d'en connaître et seulement la quantité minimale dont ils ont besoin pour accomplir leur travail spécifique. Tous les employés sont par ailleurs soumis à des accords de confidentialité et suivent une formation annuelle sur le traitement correct des données sensibles.

Des procédures ont été élaborées et testées pour gérer une éventuelle violation de données. Ces procédures sont conçues pour garantir que les personnes concernées et les organismes de réglementation sont informés de la violation et que les dommages peuvent être minimisés.

Finalement, afin de renforcer la protection de vos données, nous avons mis en place diverses méthodes de sécurité, incluant ce qui suit :

• Chiffrement des données lors du stockage et du transfert,

• Contrôles d’accès stricts basés sur des identifiants et mots de passe sécurisés,

• Journalisation et suivi des accès,

• Tests réguliers de sécurité et surveillance des systèmes.
  
  

Utilisation des témoins “cookies”

Voir notre politique de cookies ici.

Informations sur les enfants

Nous ne recueillons pas sciemment de Renseignements personnels sur des enfants âgés de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de votre parent ou tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous découvrez que votre enfant de moins de 14 ans a fourni des Renseignements personnels sans consentement, vous pouvez nous prévenir en utilisant les coordonnées de la section « Comment nous contacter?» ci-dessous et demander que nous supprimions les Renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.

Vos droits

Nous nous efforçons de conserver des données exactes et à jour. En cas de modification de vos données personnelles, veuillez-nous en informer ou mettre à jour vos données dans votre page de profil.

La loi vous protège et vous donne plusieurs droits concernant vos données personnelles. Voici ce que vous pouvez faire :

• Accéder à vos données : Vous pouvez demander à savoir si nous avons des informations vous concernant, et si oui, obtenir une copie de ces informations.

• Corriger vos données : Si certaines informations sont fausses, vous pouvez demander qu’on les corrige.

• Demander l’effacement : Dans certains cas, vous pouvez demander que vos données soient supprimées.

• Limiter l’utilisation de vos données : Vous pouvez demander que l’on réduise la manière dont vos données sont utilisées dans certaines situations.

• Recevoir ou transférer vos données : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format simple à lire, ou demander qu’elles soient envoyées à une autre organisation.

• Refuser l’utilisation de vos données : Pour des raisons personnelles, vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à tout moment.

• Retirer votre consentement : Si vous avez donné votre accord pour utiliser vos données,vous pouvez revenir sur ce choix quand vous voulez, sans avoir à vous justifier.

• Exprimer toute préoccupation concernant les données que nous avons recueillies à votre sujet.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter par le biais de l'adresse électronique, du courrier ou du téléphone indiqués ci-dessous dans la section "Comment nous contacter".

Attention : ces droits sont soumis à certaines règles et seront étudiés individuellement par notre responsable de la protection des données.

Vous avez également le droit d'introduire une plainte si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la Loi 25.

Si vous vivez au Québec : Si l’organisation ne répond pas ou que sa réponse est insatisfaisante, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI): [email protected]

Si vous vivez au Canada : Si vous n’obtenez pas de réponse satisfaisante ou dans un délai raisonnable, vous pouvez déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP): https://www.priv.gc.ca

Comment nous contacter?

Lime Santé a nommé Jonathan Santerre en tant que responsable de la protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information. Il remplit également le rôle de délégué à la protection des données. Jonathan est chargé de répondre aux questions, demandes et plaintes concernant le présent avis de confidentialité ainsi que la collecte et le traitement de vos données personnelles, et de toute demande concernant l’accès à l’information.  

Certaines personnes au sein de Lime Santé peuvent participer à la collecte, au traitement et à la gestion quotidienne de vos renseignements personnels. Elles peuvent également être autorisées ou déléguées à agir au nom du responsable de la protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information afin d’assurer le respect des politiques et procédures internes et de garantir la protection de vos données conformément à la loi applicable.

Pour en savoir plus sur les pratiques de Lime Santé en matière de protection de la vie privée ou pour demander l’accès, la correction ou la suppression de vos renseignements personnels, veuillez contacter Jonathan Santerre par courriel à [email protected] ou par téléphone sans frais au 1 877 503-LIME.

Modifications de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité entre en vigueur à la date indiquée en haut de cette page. Lime Santé se réserve le droit de la modifier ou de la mettre à jour à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site Internet et la version révisée sera disponible, sur demande, auprès de la Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique afin de prendre connaissance des mises à jour éventuelles. Vous pouvez accéder à des versions antérieures sur demande, auprès de la Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels.